Vedtægter For

LOKALHISTORISK FORENING FOR TIDLIGERE SEJLFLOD KOMMUNE

§ 1 Foreningens navn er LOKALHISTORISK FORENING FOR TIDLIGERE SEJLFLOD KOMMUNE, og dens hjemsted og arbejdsområde er Sejlflod kommune.

§ 2 Foreningens formål er:
At fremme og styrke den almene interesse for Sejlflod kommunes historie og medvirke til at bevare egnens historiske værdier samt at drive et arkiv.
At indsamle, registrere og bevare arkivalier, billeder, billed- og lydoptagelser, trykt materiale og andre data uanset medium af ikke statslig herkomst med tilknytning til Sejlflods kommune, dens borgere, foreninger, virksomheder og institutioner i fortid og nutid.
At stille de indsamlede materiale til rådighed for offentligheden efter de gældende regler for tilgængelighed

§ 3 Det indsamlede materiale betragtes som offentligt eje, og dets forbliven som sådan garanteres.

§ 4  Foreningen  er medlem af Lokalhistoriske arkiver i Nordjyllands Amt (LANA), og Sammenslutningen af Lokalhistoriske arkiver (SLA). Foreningen deltager i lokale, amtslige og landsdækkende fællesregistreringer der er godkendt af SLA eller LANA.
I øvrigt samarbejder  Forening/ Arkiv  med andre arkiver og beslægtede institutioner, og kan afstemme sin arbejdsplan herefter.

§ 5 Som medlemmer kan optages alle interesserede. Foreninger, institutioner og virksomheder kan optages med rettigheder svarende til ét medlemskab. Hvert medlem har 1 stemme.

§ 6 Foreningens højeste myndighed er generalforsamlingen. Ordinær generalforsamling afholdes i januar kvartal. Der indkaldes til generalforsamling med 14 dages varsel, ved annoncering i de lokale blade eller ved direkte henvendelse til medlemmerne. Forslag til behandling på generalforsamlingen skal være formanden i hænde senest 8 dage før.

§ 7 Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes, når bestyrelsens flertal ønsker det, eller en tredjedel af medlemmerne fremsætter skriftlig begæring herom. Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes inden en måned efter, at begæring herom er fremsat, og indkaldes med motivering for dens afholdelse, i øvrigt som en ordinær generalforsamling.

§ 8 Generalforsamlingens beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.

§ 9 Bestyrelsen består af 7 medlemmer, der vælges for 2 år ad gangen. 3 medlemmer er på valg første år og 4 andet år. 2 suppleanter vælges hvert år.

§ 10 Bestyrelsen konstituerer sig med formand, næstformand, kasserer og sekretær, fastsætter selv sin forretningsorden og fordeler arbejdet blandt sine medlemmer. Bestyrelsesmøde afholdes mindst 2 gange årligt, og i øvrigt så ofte formanden, eller et flertal af bestyrelsen finder det nødvendigt. Der skrives referat fra møderne. Bestyrelsen er overfor generalforsamlingen ansvarlig for foreningens drift, for udarbejdelse af budget og arbejdsplan, og for anvendelse af foreningens midler. Bestyrelsen kan, om nødvendigt, antage lønnet medhjælp.
Bestyrelsen kan suppleres med en observatør, udpeget af Aalborg stadsarkiv. Observatøren har ikke stemmeret.

§ 11 Bestyrelsen udpeger en arkivansvarlig blandt eller uden for bestyrelsens medlemmer.
Arkivet administreres i henhold til SLA’s standardinstruks for arkivledere.
Bestyrelsen påser og har ansvar for, at arkivets samlinger opbevares betryggende, er forsvarligt registreret og at de er offentligt tilgængelige med fast åbningstid, dog således at SLA’s tilgængelighedsregler respekteres.

§ 12 Foreningens medlemmer betaler et årligt kontingent, hvis størrelse fastsættes af generalforsamlingen.
Endvidere kan der modtages og tilvejebringes bidrag fra anden side.

§ 13 Pengemidler som foreningen råder over skal indestå på en for foreningen oprettet konto i et pengeinstitut.

§ 14 Foreningens regnskabsår følger kalenderåret.

§ 15 Ændringer i vedtægter samt opløsning af foreningen kan ske ved simpelt stemmeflertal ved to på hinanden, med mindst to ugers mellemrum, følgende generalforsamlinger, hvor forslaget har været på dagsordnen.

§ 16 Skulle  foreningen ophøre, skal samlingerne iflg. Nærmere aftale med kommunalbestyrelsen og LANA overdrages den for området ansvarlige museums- og arkivmyndighed, så samlingernes forbliven i offentlig eje og deres offentlige tilgængelighed er garanteret.

§ 17 Ved ophør anvendes evt. formue til almennyttigt formål i tidligere Sejlflod kommune efter bestyrelsens skøn.

§ 18 Vedtægtsændringerne skal af hensyn til medlemskabet også godkendes af LANA og SLA.

Således vedtaget på ordinær generalforsamling den 27/3 2008 og ekstraordinær generalforsamling den 17/4 2008